Pengendalian Intern Terhadap Pinjaman Diberikan

Pengendalian Intern Terhadap Pinjaman Diberikan terdiri dari :

1.Lingkup dan Pentingnya Pengendalian Pinjaman yang Diberikan

 Pinjaman diberikan adalah sejumlah uang yang dipinjamkan kepada anggota atau peminjam dengan persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut mencakup jumlah pinjaman, jangka waktu, cara pengembalian, beban bunga atau jasa yang menjadi hak koperasi yang harus ditanggung peminjam, dan agunan, jika ada. Pinjaman diberikan merupakan transaksi pada Unit Simpan Pinjam (USP) dan hampir sebagian besar koperasi memiliki usaha ini. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, unit ini harus dikelola terpisah dari unit usaha yang lain.

Pinjaman yang diberikan, mempunyai risiko pengembalian yang cukup besar. Oleh karena itu perlu dikendalikan dengan baik. Pengendalian pinjaman dimulai dari awal proses penerimaan permohonan pinjaman, analisis keputusan pemberian sampai pada monitoring (pemantauan) setelah pencairan pinjaman serta penagihannya. Apabila keputusan pemberian pinjaman tidak tepat, yang seharusnya tidak diberikan tetapi diberikan, dapat mengakibatkan pinjaman yang diberukan tersebut slit kembali, yang pada akhirnya menjadi pinjaman macet. Sebaliknya, seharusnya diberikan pinjaman tetapi tidak diberikan, mengakibatkan koperasi kehilangan kesempatan (opportunity cost), karena kesempatan melayani anggota yang potensial untuk diberikan pinjaman menjadi hilang dan pendapatan jasa pinjaman yang seharusnya diperoleh, juga tidak diperoleh.

Walaupun keputusan pemberian telah tepat, namun tidak dipantau dengan baik, kemungkinan pinjaman tidak digunakan sesuai dengan tujuan semula oleh peminjam. Misalnya peminjam merencanakan penggunaan pinjaman untuk menambah modal usaha warung, namun pinjaman yang diperoleh tidak digunakan untuk modal warung, tetapi untuk membeli sepeda motor. Penyimpangan ini dapat menimbulkan risiko pinjaman macetm karena penggunaan pinjaman tidak untuk usaha yang menghasilkan (produktif), tetapi konsumtif, yang tidak menghasilkan pendapatan bagi peminjam.

 2. Tujuan Pengendalian Intern Pinjaman Diberikan

 Pengendalian terhadap pinjaman diberikan bertujuan untuk memastikan bahwa pinjaman diberikan :

1. Diberikan kepada anggota atau peminjam yang tepat dan membutuhkan. Ini berarti bahwa tidak ada pinjaman diberikan sembarangan, untuk mencapai target pemberian pinjaman, karena pemberian pinjaman kepada orang yang tidak membutuhkan mengandung risiko tak tertagih atau macet yang tinggi.
2. Jumlah pinjaman yang diberikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan peminjam untuk mengembalikan. Pinjaman harus diberikan sesuai dengan kebutuhan, jika diberikan melebihi kebutuhan akan menjadi beban bagi peminjam, dan kemungkinan digunakan untuk hal-hal yang tidak menguntungkan, sehingga menjadi beban dan pada akhirnya menjadi macet.
3. Semua pinjaman yang diberikan terotorisasi dan tercatat. Pinjaman diberikan harus diotorisasi oleh pejabat yang diberi wewenang untuk itu. Tidak semua pejabat dalam fungsi USP diberikan wewenang untuk memberikan pinjaman, untuk menghindari pemberian pinjaman tidak tepat.
4. Seluruh penerimaan cicilan pinjaman diberikan dan bunganya tercatat, dan dicatat dalam periode yang tepat. Tidak ada pengembalian atau cicilan pinjaman dan penerimaan bunga yang tidak dicatat, sehingga saldo pinjaman yang beredar dapat dipantau setiap saat.
5. Catatan atas pinjaman yang diberikan konsisten antara catatan dalam buku besar dengan catatan dalam buku-buku pembantu pinjaman. Ini berarti bahwa nilai pinjaman diberikan harus jelas debiturnya dan besarnya pinjaman pada masing-masing debitur.
6. Semua pinjaman yang diberikan dilaporkan dan disajikan dengan nilai wajar di dalam laporan keuangan. Ini berarti bahwa seluruh pinjaman yang masih outstanding pada akhir periode harus disajikan dengan nilai yang mungkin dapat diterima, bukan dengan nilai nominal. Oleh karena itu analisis mengenai umur piutang perlu dilakukan untuk menentukan nilai kolektibilitas pinjaman diberikan.
7. Semua pinjaman yang diberikan dapat ditagih kembali, berikut dengan jasa atau bunga yang menjadi hak koperasi.

3.Kebijakan Manajemen Mengenai Pinjaman Diberikan

 Untuk mencapai tujuan pengendalian intern pinjaman diberikan diatas, pengurus perlu mengembangkan kebijakan antara lain sebagai berikut :

1. Pinjaman diberikan harus dianggarkan dalam rencana kerja dan anggaran yang disampaikan kepada anggota melalui rapat anggota. Anggaran tersebut mencakup antara lain, minimum hal-hal berikut :

• Jenis pinjaman yang diberikan
• Besarnya dana yang disediakan untuk dipinjamkan
• Besarnya flafond pinjaman pada setiap debitur
• Jangka waktu maksimum
• Suku bunga maksimum dan minimum
• Persyaratan agunan, jika ada
• Skedul pemberian dan penerimaan kembali pinjaman

2. Komite pinjaman. Pinjaman diberikan tidak boleh diputuskan oleh hanya manajer USP, atau hanya oleh seorang pengurus, sebaiknya dibentuk Komite Pinjaman yang akan menganalisis, mengkaji dan memutuskan apakah permohonan pinjaman seorang calon nasabah disetujui atau tidak. Hal ini bertujuan untuk menghindari kolusi dan analisis yang kurang tajam. Komite ini sekurang-kurangnya terdiri dari manajer USP, ketua dan bendahara atau seluruh pengurus.

3. Kebijakan maksimum pinjaman pada satu orang nasabah

Harus ada pembatasan pinjaman yang diberikan untuk setiap nasabah untuk menghindari risiko macet, dan ketidakadilan atau pemberian kesempatan yang lebih luas kepada anggota atau calon debitur.

4. Prosedur Analisis Keputusan Pemberian Pinjaman

Untuk menjamin ketepatan keputusan pemberian pinjaman, pengurus harus menetapkan prosedur analisis keputusan pinjaman. Dalam prosedur tersebut prinsip 5 C perlu dipertimbangkan (Caracter, Capacity, Collateral and Condition of economy). Analisis harus dilakukan oleh karyawan yang memiliki kemampuan untuk itu.

5. Kebijakan Monitoring. Pengurus harus menetapkan kebijakan monitoring pinjaman, misalnya setiap nasabag harus dipantau penggunaan pinjaman satu minggu setelah pinjaman dicairkan, kemudian dimonitor setiap bulan.

6. Kebijakan penagihan atas pinjaman yang tidak lancar dan macet. Pengurus harus menetapkan prosedur penagihan terhadap pinjaman yang tidak lancar dan yang macet, sehingga tidak merugikan koperasi dalam jangka panjang. Misalnya penagihan paksa, penjualan barang agunan dan sebagainya.

7. Kebijakan penghapusan pinjaman diberikan. Pengurus harus menetapkan kebijakan penghapusan injaman diberikan yang telah macet, misalnya telah macet 3 tahun dan debiturnya secara ekonomi tidak mungkin membayar lagi. Keputusan penghapusan ini harus dilakukan oleh pengurus melalui rapat pengurus, bukan oleh manajer USP atau hanya oleh ketua dan/atau bendahara saja.

4. Prosedur Pemberian Pinjaman

a. Bagian yang terlibat

• Bagian pinjaman (account officer)

Bagian pinjaman berfungsi untuk membantu peminjam mengisi formilir pinjaman, mencatat formulir pinjaman ke buku agenda pinjaman, melakukan analisis permohonan pinjaman, survey kondisi calon peminjam dan mengajukan hasil analisis pemberianm pinjaman kepada manajer.

• Kasir USP

Berfungsi membuat bukti kas keluar dan melakukan pembayaran pemberian pinjaman, setelah pemberian pinjaman diotorisasi manajer.

• Bagian akuntansi USP

Berfungsi mencatat bukti kas keluar kedalam jurnal pengeluaran kas, dan kedalam kartu atau buku pinjaman anggota.

• Komite Pinjaman

Komite pinjaman ini berfungsi melakukan analisis terakhir dan memutuskan apakah permohonan pinjaman yang diajukan dapat diberikan atau tidak.

b. Formulir yang digunakan

1.Bukti kas keluar

Bukti kas keluar digunakan untuk mendokumentasikan kas yang dikeluarkan untuk pemberian pinjaman. Dokumen ini merupakan dasar pencatatan ke dalam buku jurnal pengeluaran kas.

2. Formulir permohonan pinjaman

Formulir pinjaman merupakan dokumen yang diisi oleh anggota untuk mengajukan pinjaman, yang berisikan besarnya pengajuan pinjaman dan jangka waktu pinjaman serta jenis agunan yang akan diserahkan, jika ada.

c. Catatan akuntansi yang digunakan

• Jurnal kas keluar

Jurnal kas keluar berfungsi untuk mencatat transaksi pemberian pinjaman, catatan ini menjadi dasar pencatatan ke dalam akun buku besar pinjaman anggota.

• Buku harian kas

Buku harian kas ini diselenggarakan oleh kasir USP untuk pertanggungjawaban kas yang ia kelola. Buku ini digunakan untuk mencatat pemberian dan pengembalian pinjaman anggota peminjam.

• Kartu pinjaman

Kartu pinjaman berfungsi untuk mencatat mutasi pinjaman tiap anggota peminjam, mencakup pemberian, pengembalian dan saldo, termasuk pendebitan atas jasa bunga.

d. Arus dokumen pemberian pinjaman

• Bagian pinjaman menerima permohonan pinjaman dari anggota (dalam keadaan tertentu membantu calon peminjam mengisi formulir pinjaman rangkap tiga), dan mencatatkannya ke buku agenda pinjaman.
• Bagian pinjaman melakukan analisis, survey dan sebagainya, kemudian meneruskan hasil analisis dan permohonan pinjaman kepada menejer dan menyerahkan formulir pinjaman lembar 3 ke peminjam.
• Manajer melakukan review atas hasil analisis yang dibuat bagian peminjam dan meneruskan permohonan pinjaman tersebut bersama hasil analisisnya kepada komite aggaran untuk ditetapkan. Setelah ditetapkan, semua dokumen dikembalikan kepada bagian pinjaman.
• Berdasarkan ketetapan pemberian pinjaman dari komite pinjaman, bagian pinjaman menyiapkan surat perjanjian pinjaman rangkap tiga dan meminta tanda tangan dari peminjam dan manajer.
• Bagian administrasi pinjaman menyerahkan formulir pinjaman lembar 1, 2 dan surat perjanjian pinjaman lembar 1, 2 dan 3 ke kasir USP.
• Kasir USP menerima formulir pinjaman lembar 1 dan 2, surat perjanjian pinjaman lembar 1, 2 dan 3 dari bagian administrasi pinjaman, memeriksa dokumen-dokumen tersebut, setelah benar menyiapkan bukti kas keluar rangkap tiga.
• Kasir USP meminta manajer mengotorisasi bukti kas keluar dan memberi cap LUNAS pada bukti kas keluar dan menyerahkan uang bersama surat perjanjian pinjaman lembar 3 ke peminjam.
• Kasir USP mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 dan mencatat ke buku harian kas.
• Kasir USP menyerahkan bukti kas keluar lembar, formulir pinjaman, surat perjanjian pinjaman lembar 2 ke peminjam dan menyerahkan formulir pinjaman, surat perjanjian pinjaman dan bukti kas keluar lembar 1 bagian akuntansi.
• Bagian pinjaman menerima bukti kas keluar, formulir pinjaman dan surat perjanjian pinjaman lembar 2 dari kasir USP, mengarsipkan dan membukukan ke kartu pinjaman.
• Bagian akuntansi menerima formulir pinjaman lembar, surat perjanjian pinjaman dan bukti kas keluar lembar 1 dari kasir USO dan mencatat ke jurnal kas keluar dan kartu pinjaman.
• Bagian akuntansi mengarsipkan formulir pinjaman lembar, surat perjanjian pinjaman dan bukti kas keluar lembar 1.

5. Prosedur Penerimaan Angsuran Pinjaman

a. Bagian yang terlibat

• Kasir USP

Berfungsi menerima angsuran pinjaman dari anggota peminjam, membuat bukti kas masuk dan mencatat penerimaan ke dalam buku harian kas kasir.

• Bagian pinjaman

Berfungsi mencatat penerimaan angsuran pinjaman dari anggota peminjam ke dalam kartu (buku) pinjaman.

• Bagian Akuntansi

Berfungsi mencatat bukti angsuran pinjaman kedalam jurnal penerimaan kas, dan kedalam kartu atau buku pinjaman anggota.

b. Formulir yang digunakan

• Bukti kas masuk

Bukti kas masuk digunakan untuk mendokumentasikan kas yang diterima dari angsuran pinjaman termasuk bunganya. Dokumene ini merupakan dasar pencatatan ke dalam buku jurnal penerimaan kas.

c. Catatan akuntansi yang digunakan

• Buku harian kas

Buku harian kas ini diselenggarakan oleh kasir USP untuk pertanggungjawaban kas yang ia kelola. Buku ini digunakan untuk mencatat pemberian dan penerimaan angsuran pinjaman dari anggota peminjam.

• Jurnal kas masuk

Jurnal kas masuk berfungsi untuk mencatat transaksi penerimaan angsuran pinjaman, catatan ini menjadi dasar pencatatan ke dalam buku besar pinjaman anggota.

d. Arus dokumen penerimaan angsuran pinjaman

• Kasir USP menerima uang angsuran pinjaman dari pimpinan dan menyiapkan bukti kas masuk rangkap 4.
• Kasir USP menandatangani bukti kas masuk dan membubuhkan cap LUNAS serta menyerahkan bukti kas masuk lembar 2 ke peminjam.
• Kasir USP menyimpan bukti kas masuk lembar 4 dan membukukan ke buku harian kas.
• Kasir USP menyerahkan bukti kas masuk lembar 3 ke bagian pinjaman dan bukti kas masuk lembar 1 ke bagian akuntansi.
• Bagian pinjaman mengarsipkan bukti kas masuk lembar 3 yang diterima dari kasir USP dan mencatat ke kartu pinjaman.
• Bagian akuntansi mengarsipkan bukti kas masuk lembar 1 yang diterima dari kasir USP dan mencatat kedalam jurnal kas masuk dan kartu pinjaman.

6. Prosedur Penghapusan Pinjaman

a. Bagian yang terlibat

• Bagian akuntansi

Berfungsi menyiapkan daftar pinjaman diberikan, daftar analisa umur pinjaman, bukti memorial penghapusan pinjaman  dan membukukan penghapusan pinjaman setelah diotorisasi oleh manejer dan pengurus.

• Manejer

Berfungsi untuk menganalisa daftar umum pinjaman diberikan gunaka mengidentifikasi pinjaman-pinjaman yang macet, membuat memo ke pengurus untuk penghapusan pinjaman setelah yakin pinjaman nyata-nyata tidak dapat ditagih.

• Pengurus

Berfungsi untuk membuat keputusan penghapusan pinjaman yang benar-benar tidak dapat ditagih melalui keputusan rapat pengurus.

b.Formulir yang digunakan

• Memo

Memo berfungsi untuk membuat rekomendasi penghapusan pinjaman yang tidak dapat ditagih. Memo ini dibuat oleh manajer yang diajukan ke pengurus untuk mendapat persetujuan penghapusan pinjaman oleh keputusan rapat pengurus.

• Daftar analisa umum pinjaman diberikan

Berfungsi untuk mencatat pinjaman diberikan berdasarkan tanggal jatuh tempo, yang mencakup jumlah pinjaman, tanggal jatuh tempo dan persentase penyisihan.

• Bukti memorial

Dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi untuk mencatat penghapusan pinjaman diberikan yang tidak dapat ditagih setelah mendapat persetujuan pengurus.

c. Catatan akuntansi yang digunakan

• Jurnal umum (Jurnal memorial)

Berfungsi mencatat transaksi penghapusan pinjaman diberikan yang dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Jurnal ini menjadi dasar sebagai pengurangan akun pinjaman diberikan.

• Kartu Peminjam

Kartu pinjaman berfungsi untuk mecatat mutasi pinjaman tiap anggota peminjam, mencakup pemberian, pengembalian dan saldo, termasuk pendebitan atas jasa bunga dan penghapusan pinjaman.

d.Arus Dokumen Penghapusan Pinjaman

• Berdasarkan daftar pinjaman diberikan bagian akuntansi membuat daftar analisa umum pinjaman diberikan untuk mengidentifikasi pinjaman diberikan yang tidak dapat ditagih.
• Bagian akuntansi menyerahkan daftar analisa umum pinjaman diberikan ke manejer untuk otorisasi penghapusan terhadap pinjaman diberikan yang tidak dapat ditagih.
• Manejer menganalisa daftar analisa umur pinjaman diberikan untuk menentukan pinjaman-pinjaman diberikan yang akan dihapuskan dan membuat memo penghapuskan untuk disetujui oleh pengurus.
• Manajer menyerahkan kepada pengurus memo penghapusan dan daftar analisa umur pinjaman diberikan untuk disetujui.
• Pengurus menerima memo penghapusan dan daftar analisa umur pinjaman diberikan dari manejer untuk dihapuskan, kemudian melaksanakan rapat untuk menerima atau menyetujui memo penghapusan pinjaman diberikan yang diajukan manejer.
• Berdasarkan keputusan rapat, pengurus mengotorisasi penghapusan pinjaman diberikan dan menyerahkan memo penghapusan dan daftar analisa umur pinjaman diberikan kepada bagian akuntansi.
• Bagian akuntansi memo penghapusan dan daftar analisa umum pinjaman diberikan dari pengurus dan membuat bukti memorial penghapuskan pinjaman diberikan dan meminta otorisasi dari manejer.
• Manajer mengotorisasi penghapusan pinjaman diberikan dan menyerahkan memo penghapusan, daftar analisa umur pinjaman diberikan dan bukti memorial penghapuskan untuk diarsipkan oleh bagian akuntansi.
• Bagian akuntansi membuat jurnal penyesuaian penghapusan pinjaman diberikan dan membukukannya ke kartu pinjaman serta mengarsipkan memo penghapusan, daftar analisa umur pinjaman diberikan dan bukti memorial penghapusannya.